Seguro has intentado aumentar tu productividad. Leyendo miles de notas sobre cómo dejar de procrastinar, bajando freebies y – básicamente – ocupando el tiempo que debías estar trabajando en leer más sobre cómo ponerte a trabajar.
Bueno todos esos «tips» de tomar agua al levantarte y dormir lo suficiente están muy bien para AYUDARTE a rendir un poco mejor. Pero no son la médula de la cuestión.
Así que a modo de no perder mayor tiempo, la vamos a hacer simple. Te vamos a contar las 5 mejores técnicas (comprobadas por expertos y utilizadas por las mayores empresas multinacionales) para gestionar tu tiempo y disparar tu productividad.
Lista?
1.- La técnica de los 3 minutos
La técnica de los 3 minutos (con sus variaciones de 2 y 5 minutos) es de las mejores técnicas existentes para diezmar tu lista de tareas.
¿Tienes una larga lista? Síguela con la vista y pregúntate a cada tarea si tardarías menos de 3 minutos en hacerla. ¿Si? Entonces sácatela de encima y hazla en el momento!
Sin más, táchala de tu lista cuando termines.
Estoy segura que al terminar la lista tendrás al menos un 10% menos de cosas para hacer.
Esta técnica esta aconsejada para ser lo primero que intentes por la mañana cuando te dispones a llevar adelante los pendientes del día.
¿Debes responder un correo importante? (No revisar todo tu correo, ni entrar a cada link de cada mail que te llegue). Entonces hazlo ahora! ¿Devolver un llamado concreto? No esperes más!
Todo lo que tome menos de 3 minutos no vale ni la espera, así que hazlo y táchalo a primera hora de la mañana.
La lógica de esta técnica indica que mezclar las tareas pesadas con las livianas sólo complica tu organización. Organizando las tareas livianas al principio, te hace entrar en calor con lo menos importante y dejar el trabajo pesado para cuando ya estás bien despierto.
El resto de las tareas seguro merece un análisis mayor, por lo que puedes aplicarlas siguientes técnicas.
2.- Productividad por concentración: Pomodoro
Seguro has escuchado hablar de la técnica Pomodoro.
Aquí recomendamos tener previamente las tareas acomodadas por prioridad (Puedes ver cómo hacer esto correctamente en el punto siguiente).
Esta técnica se aplica durante el desarrollo de las tareas. Así que es importante que no pierdas tu tiempo en tareas que podrías delegar, sobre las que falta decidir, o aún peor: tareas que se te vinieron a la mente pero no son necesarias. Al menos no en un mediano o corto plazo.
Ahora sí, una vez que tienes tu lista de tareas debidamente priorizadas, debes extender esa lista hacia la derecha, descomponiendo tus tareas en tareas más chicas. Y cada mini-tarea deberá durar entre 20 y 30 minutos. Cada uno de estos bloques de tiempo se llaman “Pomodoro”. Lo ideal, de hecho, es que cada pomodoro dure unos 25 minutos.
Entre una y otra tarea, descansarás 5 minutos haciendo algo que no tenga NADA QUE VER CON EL TRABAJO. Esto no es un detalle, es importante. No contestes correos electrónicos del trabajo, no hables de trabajo con tus compañeros. Mira catálogos online, lee notas de estilo. O, mejor aún, camina o haz algún otro ejercicio.
Muchos especialistas dicen que el ejercicio oxigena más el cuerpo, haciendo que ese oxigeno llegue al cerebro y lo “refresque”. Así puedes concentrarte mejor al comenzar con el siguiente Pomodoro.
Cuando termines tu tarea completa a través de las microtareas en que la has descompuesto, (se sugieren 5 o 6 Pomodoros como máximo por tarea), tomarás un descanso de 25 minutos o media hora. Ese es tu descanso “recompensa”.
La lógica de esta técnica es justamente esa: usar el tiempo de mayor vida de “concentración” para desarrollar una tarea, y darle un pequeño descanso al cerebro. Cada varios pequeños descansos, tienes tu gran descanso. La “recompensa”.
Así es como le sacas el mayor provecho a tu cerebro, gestionando el tiempo en el que éste funciona con mayor concentración.
Descarga tu plantilla Pomodoro y haz la prueba!
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3.- La clave es el tiempo: Eisernhower.
Amo la caja de Eisenhower, me hace poner en orden TODO lo que CREO que tengo que hacer en el día.
La cosa es esta: uno escribe sus tareas para el día (o para la semana) y se encuentra con una realidad. Las escribimos en el orden en que aparecen en nuestra cabeza. Y – a veces – eso puede responder a una preocupación inconsciente mayor por tal o cual tarea. Pero otras veces, nuestro inconsciente nos puede jugar una mala pasada y NEGAR por completo una tarea súper importante que no queremos hacer.
Entonces es cuando una lista no funciona. ¿Qué vamos a utilizar? UNA CAJA!
La caja de Eisenhower es un bello cuadro de doble entrada donde vamos a ir ubicando nuestras tareas, y clasificándolas para saber a cuál de ellas debemos dedicarle nuestro tiempo.
Aquí te traigo un consejo útil. Si tus tareas diarias no son tantas y sólo hablamos de un proyecto – a lo sumo dos – puedes utilizar nuestro freebie. Escribir tus tareas será fácil y puedes descargarlo e imprimirlo cuantas veces sea necesario.
Pero si estás a cargo de un equipo o de varios proyectos (o ambas cosas), te aconsejo agarrar una pizarra y utilizar un post it para cada tarea. De esa forma, puedes agregar, mover y quitar tareas con facilidad y sin complicar el resto de las cuestiones a resolver.
Entonces, en esta caja tenemos dos filas y dos columnas. Las filas dividen lo que es importante, de lo que no lo es. Y las columnas separan lo urgente, de lo no urgente. Así que tus cuatro celdas son: importante y urgente, importante y no urgente, no importante pero urgente, y no importante y tampoco urgente.
Tu primer celda, la de las tareas que deberías acomodar en tu hoja de Pomodoros, contiene las cuestiones importantes (es decir, que inciden directamente en la obtención de tu meta) y urgente. Esas son las tareas que sí o sí tienes que resolver hoy. No mañana, no otra persona.
Tu segunda celda, contiene las tareas importantes pero no urgentes. Sobre ellas debes decidir qué te falta para ejecutarlas o bien si quieres modificarla. Tienes tiempo, así que quizá quieres analizarla y considerar si hay algo que te lleve más directamente a cumplir tu objetivo. Ese análisis, sin embargo, lo dejarás para un día donde tus tareas no sean tantas. Otra opción es delegar este análisis en un equipo para luego supervisarlo.
Tu tercera celda es la de las tareas no importantes pero urgentes. Esto también debe hacerse hoy, pero de seguro puedes delegarlas. Hablaremos sobre delegación en otro momento, pero considéralo un salvavidas y una forma de liderazgo ASOMBROSA que puede reforzarte como líder y como persona, ademas de mejorar considerablemente el resultado de tu trabajo.
Tu cuarta celda, la última, tiene tareas que no son importantes y tampoco urgentes. Estas tareas deben ser pospuestas si son vitales, pero recomendamos fuertemente eliminar las que sean RELLENO. ¿Qué es esto? Tareas que no hacen la diferencia hoy, y no la harán nunca. Tareas que no se agrandarán, y que no serán más importantes mañana. Elimínalas sin piedad de tu lista.
Ahora ya sabes cómo organizar la importancia de tus tareas. Mantener las prioridades ordenadas es la clave para invertir tu tiempo en lo que realmente importa. Sea mucho o poco, hará la diferencia, porque estarás haciendo ESA tarea que te lleva directo a tus resultados.
Puedes descargar la Caja de Eisenhower, y dinos cómo te resulta!
EXTRA TIP
Cómo gestionar tu tiempo para no sentir presión en el trabajo.
4.- 80/20, la fórmula del éxito
Esta es una de las técnicas mas conocidas en gestión del tiempo, aunque un poco más vaga. Es necesario que conozcas a fondo cómo funciona lo que haces: ¿cuál es el 20% de lo que haces, que te da el 80% de resultados?
Dicen que de todas las tareas destinadas a un mismo fin, resaltan unas pocas (que los expertos en productividad estiman de un 20%). Éstas son las que hacen la diferencia y dan la mayor cantidad de resultados. Sí, ese 80%.
Así que debes prestar atención para identificar tu 20%.
Una vez que lo tengas, comienza siempre por realizar esas tareas que lo componen. Sólo después de estar seguro de haber terminado, comienzas con las tareas correspondientes al otro 80% que no te da tanto resultado. O, mejor aún: las mecanizas para que se hagan de forma automática y ya no tengas que preocuparte por ellas, más que una vez al mes.
Por supuesto, también estamos a favor de que automatices todo lo posible de aquel 20% de tareas indispensables para obtener tu 80% de resultados.
Después de todo, mecanizar y programar tareas para automatizar procesos es parte de la formula del éxito. La idea es ahorrar la mayor cantidad de tiempo posible porque, ¿adivina qué? También necesitas tiempo para vivir 😉
5.- Diagrama de Gantt
Este diagrama es una de las maravillas que han cambiado mi vida.
Cuando llevas un equipo de trabajo o varios proyectos a la vez, puede pasar que un proyecto dependa de otro. Que el trabajo de alguien dependa del trabajo previo de alguien más. O bien, que un proyecto se retrase y como consecuencia retrase todo el resto. Sobre todo si trabajas con tiempos de entrega.
El diagrama de Gantt es un dibujo que debes hacer tu mismo y va a variar dependiendo de la magnitud de tus proyectos y las tareas que lo compongan. Pero aquí te mostramos un ejemplo.
Este gráfico te ayudara a ordenar tus proyectos enlazados, o bien las tareas dentro de un proyecto.
Primero, debes identificar las tareas que dependen indefectiblemente de otras, las que tienen plazos que no se pueden correr y las que son independientes o pueden hacerse sin importar su tiempo, mientras estén listas al finalizar el proyecto.
El núcleo duro de este diagrama serán las tareas dependientes de otras y con plazos. La suma de los tiempos que dure cada una será el TIEMPO MINIMO de vida de tu proyecto. No te comprometas a finalizarlo antes, y no lo uses de referencia para prometer una entrega. Sólo úsalo para organizarte y establecer el tiempo limite.
Dibuja una tarea al finalizar la otra, y el resto ve ubicándolas lógicamente en el espacio de alrededor, según debas hacerlas de forma contemporánea o no.
Si tienes un nuevo negocio digital que emprender, debes analizar qué hosting comprar, luego comprar el hosting y el dominio, diseñar la pagina. Pero puedes ir creando contenido de valor mientras haces todo ello, organizar tus redes sociales y planear la fecha de lanzamiento. Debes analizar el hosting primero para saber cuál comprar, y recién después podrás proseguir con el diseño. Aunque puedes ir trabajando en el contenido desde ahora. Al igual que en las redes sociales.
¿Ves como algunas cosas dependen de otras, y sin embargo hay algunas que podemos hacer de forma independiente?
El diagrama de Gantt te ayuda a visualizar eso en una gran línea de tiempo que se encuentra sobre o debajo de tus tareas. Y hasta puedes incluir las fechas para mayor control del proceso, o bien intervalos de tiempo.
A medida que se vayan cumpliendo las tareas, puedes pintar los bloques que las representan, o bien manejarte con una regla a través de la línea de tiempo. Así sabrás si se están cumpliendo en tiempo y forma, y podrás apurar el resto si hace falta.
Este tipo de gráficos también te da los elementos necesarios para tomar las decisiones que hagan falta. Si incluyes el coste de cada tarea, puedes graficarlo en el bloque correspondiente e ir compensando a medida que avanzas, según el presupuesto que tengas disponible.
Muy útil, cierto?
Ya tienes las técnicas más utilizadas por los expertos en las empresas más grandes del mundo. ¿Vas a probarlas? Cuéntanos cómo te resultan!
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